Verwaltungsdatendatei

Allgemein

Die Dokumentenverwaltungsdatei muss in jedem Document-Package genau einmal vorkommen und exakt die Bezeichnung "document.xml" haben. Sie verwaltet hauptsächlich die Zuordnung von XML-Datei zu Beleg innerhalb des Document-Packages. Die dazugehörigen XSD-Spezifikationen sind wie folgt bezeichnet:

• "Document_v060.xsd" für die Datenelemente
• "Document_types_v060.xsd" für die Datentyp-Definition (Länge, Wertebereich, etc.)

Beispiel

Das nachfolgende Beispiel zeigt eine valide Verwaltungsdatendatei für zwei Ausgangsrechnungen aus Februar 2023.

document.xml

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<archive xmlns="http://xml.datev.de/bedi/tps/document/v06.0" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="http://xml.datev.de/bedi/tps/document/v06.0 Document_v060.xsd" version="6.0" 
generatingSystem="DATEV-Musterdaten">
  <header>
    <date>2023-02-02T22:22:22</date>
  </header>
  <content>
    <document>
      <extension xsi:type="accountsReceivableLedger" datafile="Rechnungsdaten_RA_R-2023-101.xml">
        <property value="2023-01" key="1" />
        <property value="Ausgangsrechnungen" key="3" />
      </extension>
      <extension xsi:type="File" name="Rechnungsbild_RA_R-2023-101.pdf"/>
    </document>
    <document>
      <extension xsi:type="accountsReceivableLedger" datafile="Rechnungsdaten_RA_R-2023-204.xml">
        <property value="2020-02" key="1" />
        <property value="Ausgangsrechnungen" key="3" />
      </extension>
      <extension xsi:type="File" name="Rechnungsbild_RA_R-2023-204.pdf"/>
      <extension xsi:type="File" name="Rechnungsbild_RA_R-2023-204_Anhang1.pdf"/>
      <extension xsi:type="File" name="Rechnungsbild_RA_R-2023-204_Anhang2.pdf"/>
      <repository> <!--optional-->
        <level id="1" name="Softwarename"/>
        <level id="2" name="Belege"/>
        <level id="3" name="2023/02"/>
      </repository>
    </document>
  </content>
</archive>

Aufbau

Element <archive>

Das Rootelement Archive enthält folgende Bestandteile:

Element archive/<header>

Dieses Element enthält allgemeine Metainformationen.

Die Verwendung des Elements "date" ist hier ausreichend. Die Elemente zur Definition von Beraternummer/Mandantennummer/Name werden spätestens bei der Übertragung der Daten ins DATEV Rechenzentrum explizit abgefragt. Werden dann abweichende Angaben bei der Übertragung gemacht, ist der Eintrag in der XML-Datei nur hinderlich. Da die Angaben auch an keiner anderen Stelle des Prozesses einen Mehrwert schaffen, raten wir von der Verwendung dieser Elemente ab.

Element archive/<content>

Dieses Element ist das Kernstück der document.xml und enthält die Auflistung der zu übertragenen Dateien (XML-& Beleg-Dateien).

Element archive/content/<document>

Dieses Element enthält die logische Zuordnung von XML-Datei zu Beleg-Datei und entspricht bspw. einer Rechnung.

Element archive/content/document/<extension>

Über dieses Element wird die konkrete Datei benannt und festgelegt, welchen Dateityp sie hat.

Der Attribut xsi:type kann verschiedene Ausprägungen annehmen. Abhängig davon muss entweder das Attribut datafile oder name übergeben werden. Desweiteren unterschieden sich auch die Inhalte des Elements property.

Element archive/content/document/extension/<property>

Die Propertys enthalten zusätzliche Metainformationen in Abhängigkeit vom xsi:type.

In der nachfolgenden Tabelle ist aufgelistet, welcher Wert im Attribut value für den jeweiligen key (1-3) in Abhängigkeit vom xsi:type erwartet wird.

¹Rechnungsordner, Kassenkontonummer und Kassenbezeichnung sind Werte, die der Kunde jeweils individuell in der jeweiligen DATEV App (Belege online/Kassenbuch online) konfigurieren kann. Bieten sie dem Kunden hier möglichst ein Eingabeparameter bei den Schnittstelleneinstellungen an.

²Beim cashLedger darf nur key="2" oder key="3" verwendet werden.

Element archive/content/document/<repository>

Dieses Element definiert ein 3-stufiges Ablageverzeichnis und wird für Dateien vom Typ "File"/"SEPAFile" angewendet. Wird das Repository nicht explizit angegeben, dann werden die Dateien automatisch gemäß einer Default-Ablagestruktur abgelegt. Wird das Repository angegeben, werden die entsprechenden Verzeichnisse - sofern nicht schon vorhanden - zur Laufzeit in Belege online erzeugt.

Das Attribut "id" lässt folgende Eingaben zu:

• "1" = entspricht dem Level "Kategorie" in Belege online
• "2" = entspricht dem Level "Ordner" in Belege online
• "3" = entspricht dem Level "Register" in Belege online

Die Bezeichnung für das Attribut "name" ist frei wählbar. Wir empfehlen auf Level 1 nur eine konstante Bezeichnung pro generatingSystem (Softwarename) zu verwenden. Bei Level 2 und 3 können durchaus mehrere Begriffe verwendet werden. Die Default-Ablagestruktur sieht wie folgt aus: