Verwaltungsdatendatei

Allgemein

Die Dokumentenverwaltungsdatei muss in jedem Document-Package genau einmal vorkommen und exakt die Bezeichnung "document.xml" haben. Sie verwaltet hauptsächlich die Zuordnung von XML-Datei zu Beleg innerhalb des Document-Packages. Die dazugehörigen XSD-Spezifikationen sind wie folgt bezeichnet:

  • "Document_v050.xsd" für die Datenelemente
  • "Document_types_v050.xsd" für die Datentyp-Definition (Länge, Wertebereich, etc.)

 

Beispiel

Das nachfolgende Beispiel zeigt eine valide Verwaltungsdatendatei für zwei Ausgangsrechnungen aus Februar 2020.

document.xml

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<archive xmlns="http://xml.datev.de/bedi/tps/document/v05.0" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="http://xml.datev.de/bedi/tps/document/v05.0 Document_v050.xsd" version="5.0" 
generatingSystem="DATEV-Musterdaten">
  <header>
    <date>2020-02-02T22:22:22</date>
  </header>
  <content>
    <document>
      <extension xsi:type="accountsReceivableLedger" datafile="Rechnungsdaten_RE2020_001.xml">
        <property value="2020-02" key="1" />
        <property value="Ausgangsrechnungen" key="3" />
      </extension>
      <extension xsi:type="File" name="Rechnungsbild_RE2020_001.pdf"/>
    </document>
    <document>
      <extension xsi:type="accountsReceivableLedger" datafile="Rechnungsdaten_RE2020_002.xml">
        <property value="2020-02" key="1" />
        <property value="Ausgangsrechnungen" key="3" />
      </extension>
      <extension xsi:type="File" name="Rechnungsbild_RE2020_002.pdf"/>
      <extension xsi:type="File" name="Rechnungsbild_RE2020_002_Anhang1.pdf"/>
      <extension xsi:type="File" name="Rechnungsbild_RE2020_002_Anhang2.pdf"/>
      <repository> <!--optional-->
        <level id="1" name="Softwarename"/>
        <level id="2" name="Belege"/>
        <level id="3" name="2020/02"/>
      </repository>
    </document>
  </content>
</archive>

 

Aufbau

Element <archive>

Das Rootelement Archive enthält folgende Bestandteile:

Bezeichnung

Typ

Beschreibung

Kardinalität

header Element diverse Metainformationen 1...1
content Element Entität für ein Dokument, z.B. eine Rechnung 1...1
xmlns Attribut korrespondierend zur verwendeten Version der XSD, aktuell: "http://xml.datev.de/bedi/tps/
document/v05.0"
1...1
xmlns:xsi Attribut fester Inhalt "http://www.w3.org/2001/
XMLSchema-instance"
1...1
xsi:schemaLocation Attribut korrespondierend zur verwendeten Version der XSD, aktuell: "http://xml.datev.de/bedi/tps/
document/v05.0 Document_v050.xsd"
1...1
version Attribut verwendete Version der Schnittstelle (aktuell 5.0) 1...1
generatingSystem Attribut Name der Software, welche die XML-Datei erzeugt hat 0...1

 

Element archive/<header>

Dieses Element enthält allgemeine Metainformationen.

Bezeichnung

Typ

Beschreibung

Kardinalität

date Element Erstellungsdatum der Datei 1...1
description Element Freitext 255 0...1
consultantNumber Element Beraternummer | Verwendung nicht empfehlenswert 0...1
clientNumber Element Mandantennummer | Verwendung nicht empfehlenswert 0...1
clientName Element Mandantenname | Verwendung nicht empfehlenswert 0...1

Die Verwendung des Elements "date" ist hier ausreichend. Die Elemente zur Definition von Beraternummer/Mandantennummer/Name werden spätestens bei der Übertragung der Daten ins DATEV Rechenzentrum explizit abgefragt. Werden dann abweichende Angaben bei der Übertragung gemacht, ist der Eintrag in der XML-Datei nur hinderlich. Da die Angaben auch an keiner anderen Stelle des Prozesses einen Mehrwert schaffen, raten wir von der Verwendung dieser Elemente ab.

 

Element archive/<content>

Dieses Element ist das Kernstück der document.xml und enthält die Auflistung der zu übertragenen Dateien (XML-& Beleg-Dateien).

Bezeichnung

Typ

Beschreibung

Kardinalität

document Element Die Entität für ein Dokument (z.B. eine Rechnung). 1...5000

 

Element archive/content/<document>

Dieses Element enthält die logische Zuordnung von XML-Datei zu Beleg-Datei und entspricht bspw. einer Rechnung.

Bezeichnung

Typ

Beschreibung

Kardinalität

extension Element Definiert den Typ der Datei 1...50
repository Element Definiert ein Ablageverzeichnis für die Dateien des Elements 0...1
guid Attribut GUID/UUID gem. RFC 4122 | GUID wird verwendet um den Beleg mit dieser ID im DATEV Rechenzentrum abzulegen | Kann dazu verwendet werden, um Belegverlinkungen über DATEV Rechnungswesen aufzubauen 0...1
type Attribut Belegkreis Eingangsrechnung/Ausgangsrechnung 0...1
processID Attribut Verarbeitungskennzeichen | 1 = Belege im Posteingang ablegen, Repository wird ignoriert, nur möglich wenn keine Daten-XML enthalten ist | 2 = Belege in Ablageverzeichnis/Repository einsteuern 0...1
description Element Beschreibung des Dokuments 0...1
keywords Element Schlüsselwörter zum Dokument | Notiz 0...1

 

Element archive/content/document/<extension>

Über dieses Element wird die konkrete Datei benannt und festgelegt, welchen Dateityp sie hat.

Bezeichnung

Typ

Beschreibung

Kardinalität

xsi:type Attribut Definiert den Dateityp 1...1
datafile
oder
name
Attribut Abhängig vom xsi:type. Referenziert über den Dateinamen auf die Datei 1...1
property Element Abhängig vom xsi:type 0...2

Der Attribut xsi:type kann verschiedene Ausprägungen annehmen. Abhängig davon muss entweder das Attribut datafile oder name übergeben werden. Desweiteren unterschieden sich auch die Inhalte des Elements property.

Ausprägung

Beschreibung

Attribut

accountsPayableLedger XML-Datei für Daten einer Eingangsrechnung datafile
accountsReceivableLedger XML-Datei für Daten einer Ausgangsrechnung datafile
cashLedger XML-Datei für Daten einer Kasse datafile
File Datei, z.B. der Beleg
Zulässige Dateitypen: PDF, TIF, TIFF, BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, JPEG, JPG, ODS, ODT, PKCS7, PNG, RTF, TXT, XLS, XLSX
name
Invoice Eingangs-/Ausgangsrechnug datafile
SEPAFile SEPA/DTAUS-Dateien name

 

Element archive/content/document/extension/<property>

Die Propertys enthalten zusätzliche Metainformationen in Abhängigkeit vom xsi:type.

Bezeichnung

Typ

Beschreibung

Kardinalität

key Enum Definiert eine bestimmte Inhaltsart 1...1
value Attribut Der konkrete Inhalt korrespondierend zum Attribut key 1...1


In der nachfolgenden Tabelle ist aufgelistet, welcher Wert im Attribut value für den jeweiligen key (1-3) in Abhängigkeit vom xsi:type erwartet wird.

Ausprägung

key="1"

key="2"

key="3"

accounts
Payable
Ledger
Rechnungsmonat
Format "JJJJ-MM"
z.B. "2020-02"
nicht verfügbar Bezeichnung des Rechnungsordners
Default: Eingangsrechnungen1
accounts
Receivable
Ledger
Rechnungsmonat
Format "JJJJ-MM"
z.B. "2020-02"
nicht verfügbar Bezeichnung des Rechnungsordners
Default: Ausgangsrechnungen1.
cash
Ledger2
Transaktionsmonat
Format "JJJJ-MM"
z.B. "2020-02"
Kassenkontonummer
z. B. „1000“1
Kassenbezeichnung
z. B. „Kasse Nürnberg Goho“
Default: Kasse1

1Rechnungsordner, Kassenkontonummer und Kassenbezeichnung sind Werte, die der Kunde jeweils individuell in der jeweiligen DATEV App (Belege online/Kassenbuch online) konfigurieren kann. Bieten sie dem Kunden hier möglichst ein Eingabeparameter bei den Schnittstelleneinstellungen an.

2Beim cashLedger darf nur key="2" oder key="3" verwendet werden.

 

Element archive/content/document/<repository>

Dieses Element definiert ein 3-stufiges Ablageverzeichnis und wird für Dateien vom Typ "File"/"SEPAFile" angewendet. Wird das Repository nicht explizit angegeben, dann werden die Dateien automatisch gemäß einer Default-Ablagestruktur abgelegt. Wird das Repository angegeben, werden die entsprechenden Verzeichnisse - sofern nicht schon vorhanden - zur Laufzeit in Belege online erzeugt.

Bezeichnung

Typ

Beschreibung

Kardinalität

id Attribut Ebene im Ablageverzeichnis 3...3
name Attribut Bezeichnung des Verzeichnisses 3...3

Das Attribut "id" lässt folgende Eingaben zu:

  • "1" = entspricht dem Level "Kategorie" in Belege online
  • "2" = entspricht dem Level "Ordner" in Belege online
  • "3" = entspricht dem Level "Register" in Belege online

Die Bezeichnung für das Attribut "name" ist frei wählbar. Wir empfehlen auf Level 1 nur eine konstante Bezeichnung pro generatingSystem (Softwarename) zu verwenden. Bei Level 2 und 3 können durchaus mehrere Begriffe verwendet werden. Die Default-Ablagestruktur sieht wie folgt aus:

Ausprägung

Kategorie

Ordner

Register

accountsPayableLedger Buchführung IMPORT JJJJ RE MM Monatsname
accountsReceivableLedger Buchführung IMPORT JJJJ RA MM Monatsname
cashLedger Buchführung IMPORT JJJJ KASSE MM Monatsname
invoice Buchführung IMPORT JJJJ MM Monatsname