Schnittstellenvorgaben für DATEV XML-Schnittstelle online
Mit der DATEV XML-Schnittstelle online können digitale Belege und strukturierte Belegdaten via DATEV Belegtransfer oder DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 nach DATEV Unternehmen online übermittelt werden. Aus den übertragenen Daten werden Belegsätze für DATEV Belege online (Bearbeitungsform Erweitert) oder DATEV Kassenbuch online erzeugt. Durch einen Bereitstellungsprozess der Belegsätze aus Belege/Kassenbuch online können Buchungsvorschläge für unser DATEV Rechnungswesen erzeugt werden.
Die Schnittstellenvorgaben beziehen sich auf die Verwendung der DATEV XML-Schnittstelle online im Rahmen einer Integration des DATEV Rechnungsdatenservice 1.0.
Vorbereitung & Ablauf
Dateiformat umsetzen
Die in den Schnittstellenbeschreibungen der DATEV XML-Schnittstelle online enthaltenen Angaben müssen seitens des Softwareherstellers berücksichtigt werden. Zu verwenden ist ausschließlich die neuere XML-Variante „Belegsatzdatendatei“ bzw. "Ledger" (kein INVOICE ).
MUST: Umsetzung des Formats LEDGER für Rechnungsdaten.
Schema-Validierung
Die XML-Dateien können auf Basis der bereitgestellten XSD-Dateien selbst validiert werden. Der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 bietet weder in Sandbox noch Produktion eine Validierung per API an. Die Validierung findet erst in der DATEV App selbst statt und das Ergebnis kann über den Endpunkt /protocol-entries abgefragt werden.
MUST: Implementierung einer automatisierten XSD-Validierung bei Erzeugung der XML-Dateien.
Test in DATEV App
Die Schema-Validierung deckt nur technische Fehler auf Basis der XSD-Datei ab. Es können jedoch weitere Fehler auftreten, die erst zum Zeitpunkt des Imports erkannt werden können. Für eine vollumfängliche Validierung der Dateien ist auch immer der testweise Import in der DATEV App erforderlich.
SHOULD: Import der XML-Dateien in einen Testbestand im Produktionsumfeld der DATEV App mittels DATEV Belegtransfer oder Rechnungsdatenservice 1.0.
Musterdateien für Prüfung erzeugen
Ausgehend von den fachlichen Anwendungsfällen der 3rd-Party App sind Musterdateien für eine Prüfung durch DATEV zu erstellen. Die Anforderungen an die verschiedenen Anwendungsfälle, die mit der DATEV XML-Schnittstelle online umsetzbar sind, befinden sich im Kapitel "Anforderungen".
Terminbuchung
Buchung eines Termins über unser Terminbuchungsportal. In der Terminbuchung ist eine E-Mail Vorlage integriert, welche Fragen zum Funktionsumfang abklärt. In dieser E-Mail sind dann auch die zu prüfenden Dateien anzuhängen & zu versenden.
Prüfung durch DATEV
Die eingesendeten Dateien werden zum gebuchten Termin von einem Berater geprüft. Das Ergebnis der Prüfung wird dann zeitnah per E-Mail mitgeteilt.
Anforderungen
Die 3rd-Party App muss gewisse fachliche Datenfelder in der XML-Datei befüllen können, damit die Schnittstelle auch einen Mehrwert gegenüber der herkömmlichen Verbuchung z.B. via digitalem Beleg bietet. Falls eines der Datenfelder aus den angeforderten Basisdaten nicht in der 3rd-Party App des Herstellers abgebildet werden kann, so ist dies innerhalb der E-Mail mit den Musterdateien zu begründen. Je nach Anwendungsfall werden Musterdaten vorgegeben und auf Basis dieser Daten sind passende XML-Dateien zu erzeugen.Musterdatein sind nur für die Anwendungsfälle zu erzeugen, die auch in der 3rd-Party App vorhanden sind.
Mit unsere DATEV XML-Schnittstelle lassen sich hauptsächlich folgende Anwendungsfälle abbilden:
- Übermittlung von Rechnungsdaten
- Eingangsrechnungen
- Ausgangsrechnungen
- Rechnungskorrektur
- Übermittlung von Kassendaten
- Tagesprotokoll
- Einzeltransaktion
Rechnungsdaten
Für die zu prüfendenden Musterdateien stellen wir hier mehrere Eingangsrechnungen & Ausgangsrechnungen als PDF bereit und auf Basis dieser Belege sind passende XML-Dateien zu erzeugen. Innerhalb der XML-Dateien müssen mindestens folgende Basisdaten geliefert werden können:
- Personenkonto [bpAccountNo]
- Sachkonto [accountNo]
- Kunde-/Lieferantennname [customerName][supplierName]
- Kunden-/Lieferantenort [customerCity][supplierCity]
- Rechnungsdatum [date]
- Rechnungsnummer [invoiceId]
- Betrag [amount]
- Steuersatz [tax]
- Währungskennzeichen [currencyCode]
- Buchungstext [bookingText]
Eingangsrechnung/Ausgangsrechnung
MUST: Erstellen sie die Musterdateien für ein Eingangs- und/oder Ausgangsrechnungen auf Basis der Musterbelege und geben sie mindestens die Basisdaten an. Verwenden Sie die bereigestellte Musterbelege als Beleg für die Musterdateien. Die Musterdateien sind als ZIP-Datei so zu bündeln, wie sie per Datenservice übermittelt werden würden. Die ZIP-Datei ist entsprechend dem Anwendungsfall zu benennen und ggf. mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen (z.B. Ausgangsrechnungen_1.zip)
Rechnungskorrektur
MUST: Erstellen sie Musterdateien für eine Rechnungskorretur auf Basis der Musterbelege aus Eingangs-/Ausgangsrechnung und geben sie mindestens die Basisdaten an. Verwenden Erzeugen sie für die Musterdateien selbst einen Beleg für die Rechungskorrektur. Die Musterdateien sind als ZIP-Datei so zu bündeln, wie sie per Datenservice übermittelt werden würden. Die ZIP-Datei ist entsprechend dem Anwendungsfall zu benennen und ggf. mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen (z.B. Rechnungskorrektur_1.zip)
Kassendaten
Für diese zu prüfendenden Musterdateien geben wir keine konkreten Musterdaten vor. Die Musterdaten müssen dem beschriebenen Anwendungsfall entsprechen und die Basisdaten beinhalten. Innerhalb der XML-Dateien für Kassendaten müssen mindestens folgende Basisdaten geliefert werden können:
- Sachkonto [accountNo]
- Datum [date],
- Betrag [amount],
- Steuersatz [tax],
- Währungskennzeichen [currencyCode],
- Belegnummer (bei mindestens einer Einnahme/Ausgabe) [invoiceId]
- Buchungstext [bookingText]
Tagesprotokolle
Erstellen Sie ein Tagesprotokoll für zwei Tage mit jeweils mehreren Einnahmen und Ausgaben. Unter den Einnahmen und Ausgaben müssen verschiedene Steuersätze verwendet werden.
MUST: Erstellen sie die Musterdateien auf Basis der Beschreibung. Die Musterdateien sind als ZIP-Datei so zu bündeln, wie sie per Datenservice übermittelt werden würden. Die ZIP-Datei ist entsprechend dem Anwendungsfall zu benennen und ggf. mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen (z.B. Tagesprotokoll_1.zip)
Einzeltransaktion
Erstellen Sie Musterdateien für mehrere Einzeltransaktionen (Einnahmen/Ausgaben) und verwenden hierfür verschiedene Steuersätze. Die Einzeltransaktionen sollen über mindestens zwei Monate verteilt sein.
MUST: Erstellen sie die Musterdateien auf Basis der Beschreibung. Die Musterdateien sind als ZIP-Datei so zu bündeln, wie sie per Datenservice übermittelt werden würden. Die ZIP-Datei ist entsprechend dem Anwendungsfall zu benennen und ggf. mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen (z.B. Einzeltransaktion_1.zip)