Mit dem ASCII-Format können strukturierte Stamm- und Bewegungsdaten nach DATEV LODAS & Lohn und Gehalt übertragen werden. Die Schnittstellenvorgaben beziehen sich auf die Verwendung des ASCII-Formats im Rahmen einer Integration des DATEV Lohnimportdatenservice.
Vorbereitung & Ablauf
Dateiformat umsetzen
Die in den Schnittstellenbeschreibungen der ASCII-Format Dateien enthaltenen Angaben (im Bereich Nr. 6 Personalwirtschaft) müssen seitens des Softwareherstellers berücksichtigt werden.
Schema-Validierung
Für die generierten ASCII-Dateien bietet DATEV keine zusätzlichen technischen Validierungsmöglichkeiten. Der DATEV Lohnimportdatenservice führt lediglich eine Basisvalidierung des Headers durch. Eine erfolgreiche Übermittlung per Lohnimportdatenservice bedeutet somit nicht, dass die ASCII-Datei der Spezifikation entspricht. Die vollständige Validierung der ASCII-Datei findet erst in der DATEV App selbst statt. ASCII-Dateien, die nicht der Spezifikation entsprechen sorgen somit beim Kunden dann für Importprobleme.
Test in DATEV App
Bevor die ASCII-Dateien zur Prüfung bei DATEV eingereicht werden, sollte immer der testweise Import in der DATEV App erfolgen.
SHOULD: Import der ASCII-Dateien in einen Testbestand im Produktionsumfeld der DATEV App.
Musterdateien für Prüfung erzeugen
Ausgehend von den fachlichen Anwendungsfällen der 3rd-Party App sind Musterdateien für eine Prüfung durch DATEV zu erstellen. Die Anforderungen an die verschiedenen Anwendungsfälle, die mit dem ASCII-Format umsetzbar sind, befinden sich im Kapitel "Anforderungen".
Terminbuchung
Buchung eines Termins über unser Terminbuchungsportal. In der Terminbuchung ist eine E-Mail Vorlage integriert, welche Fragen zum Funktionsumfang abklärt. In dieser E-Mail sind dann auch die zu prüfenden Dateien anzuhängen & zu versenden.
Prüfung durch DATEV
Die eingesendeten Dateien werden zum gebuchten Termin von einem Berater geprüft. Das Ergebnis der Prüfung wird dann zeitnah per E-Mail mitgeteilt.
Anforderungen
Die 3rd-Party App muss gewisse fachliche Datenfelder in der ASCII-Datei befüllen können, um einen fehlerfreien Import in die DATEV Apps gewährleisten zu können. Die Daten innerhalb der Musterdateien werden anhand einiger Screenshots hier vorgegeben. Die Sachverhalte/Szenarien aus den Screenshots sind in der 3rd-Party App nachzustellen und auf Basis der erfassten Daten sind die Musterdateien zu erzeugen.
Mit unsere ASCII-Format Schnittstelle lassen sich hauptsächlich folgende Anwendungsfälle abbilden:
DATEV LODAS
- Bewegungsdaten
Stammdaten
DATEV Lohn und Gehalt
- Bewegungsdaten
- Stammdaten
DATEV LODAS
Bewegungsdaten
Das Prüfszenario für Bewegungsdaten ist eine Stundenerfassung für den aktuellen Monat sowie für rückwirkende Änderungen (mit und ohne Kostenstelle). Folgende Daten sind als Grundlage für die Erzeugung der Dateien zu verwenden:
Benötigte Lohnarten:
| Eigene LA | Bezeichnung |
| 101 | Stundenlohn |
| 102 | Überstanden |
| 220 | Bruttobezug |
| 9071 | Nettoabzug Kantine |
MUST: Erstellen sie eine Datei auf Basis der Musterdaten aus den Screenshots und den geforderten Basisdaten. Verwenden Sie die für die Dateien die Beraternummer 228586 und Mandantennummer 1.Stammdaten
Das Prüfszenario für Stammdaten ist ist eine Neuanlage der Stammdaten für einen Mitarbeiter. Folgende Daten sind als Grundlage für die Erzeugung der Dateien zu verwenden:
MUST: Erstellen sie eine Datei auf Basis der Musterdaten aus den Screenshots und den geforderten Basisdaten. Verwenden Sie die für die Dateien die Beraternummer 228586, Mandantennummer 2000 und Personalnummer 1.
DATEV Lohn und Gehalt
Bewegungsdaten
Das Prüfszenario für Bewegungsdaten ist eine Stundenerfassung für den aktuellen Monat sowie für rückwirkende Änderungen.
Die Importdefinition finden Sie hier.
Hinweis: Verwenden Sie für DATEV Lohn und Gehalt eine eigene Importdefinition, so muss zusätzlich zur Schnittstellendatei auch die dazu gehörende ini-Datei bereitgestellt werden.
Folgende Daten sind als Grundlage für die Erzeugung der Dateien zu verwenden:
Benötigte Lohnarten:
| Eigene LA | Bezeichnung |
| 1000 | Stundenlohn |
| 1100 | Überstanden |
| 2204 | Bruttobezug |
| 9031 | Nettoabzug Kantine |
MUST: Erstellen sie eine Datei auf Basis der Musterdaten aus den Screenshots und den geforderten Basisdaten. Verwenden Sie die für die Dateien die Beraternummer 228586 und Mandantennummer 1.
Stammdaten
Das Prüfszenario für Stammdaten ist ist eine Neuanlage der Stammdaten für einen Mitarbeiter. Folgende Daten sind als Grundlage für die Erzeugung der Dateien zu verwenden:
MUST: Erstellen sie eine Datei auf Basis der Musterdaten aus den Screenshots und den geforderten Basisdaten. Verwenden Sie die für die Dateien die Beraternummer 228586, Mandantennummer 2000 und Personalnummer 1.