Mit dem DATEV-Format können strukturierte Stamm- und Bewegungsdaten (CSV) nach DATEV Rechnungswesen übertragen werden. Die Schnittstellenvorgaben beziehen sich auf die Verwendung des Dateiformats DATEV Format im Rahmen einer Integration des DATEV Buchungsdatenservice.
Vorbereitung & Ablauf
Dateiformat umsetzen
Die in den Schnittstellenbeschreibungen der DATEV Format Dateien enthaltenen Angaben müssen seitens des Softwareherstellers berücksichtigt werden. Als Mindestversion wird die Hauptversion 700 mit den Formatversionen Buchungsstapel = 12 und Debitoren/Kreditoren = 5 vorausgesetzt.
MUST: Umsetzung des DATEV-Formats mit mindestens Hauptversion 700, Formatversionen 12 für Buchungsstapel und 5 für Debitoren/Kreditoren.
Schema-Validierung
Die CSV-Dateien können auf Basis eines extra Prüfprogramms technisch validiert werden. Der DATEV Buchungsdatenservice führt lediglich eine Basisvalidierung des Headers durch. Eine erfolgreiche Übermittlung per Buchungsdatenservice bedeutet somit nicht, dass die CSV-Datei der Spezifikation entspricht. Die vollständige Validierung der CSV-Datei findet erst in der DATEV App selbst statt. CSV-Dateien, die nicht der Spezifikation entsprechend sorgen somit beim Kunden dann für Importprobleme.
MUST: Die CSV-Dateien sind gem. der Spezifikation zu generieren und vor Abgabe von Musterdaten anhand des Prüfprogramms zu validieren. Bei der Spezifikation ist insbesondere auf Zeichensatz, Feldlängen und Sonderzeichen zu achten.
Test in DATEV App
Das Prüfprogramm deckt nur technische Fehler auf Basis der CSV-Datei ab. Es können jedoch weitere Fehler auftreten, die erst zum Zeitpunkt des Imports erkannt werden können. Für eine vollumfängliche Validierung der Dateien ist auch immer der testweise Import in der DATEV App erforderlich.
SHOULD: Import der CSV-Dateien in einen Testbestand im Produktionsumfeld der DATEV App.
Musterdateien für Prüfung erzeugen
Ausgehend von den fachlichen Anwendungsfällen der 3rd-Party App sind Musterdateien für eine Prüfung durch DATEV zu erstellen. Die Anforderungen an die verschiedenen Anwendungsfälle, die mit der DATEV Format umsetzbar sind, befinden sich im Kapitel "Anforderungen".
Terminbuchung
Buchung eines Termins über unser Terminbuchungsportal. In der Terminbuchung ist eine E-Mail Vorlage integriert, welche Fragen zum Funktionsumfang abklärt. In dieser E-Mail sind dann auch die zu prüfenden Dateien anzuhängen & zu versenden.
Prüfung durch DATEV
Die eingesendeten Dateien werden zum gebuchten Termin von einem Berater geprüft. Das Ergebnis der Prüfung wird dann zeitnah per E-Mail mitgeteilt.
Anforderungen
Die 3rd-Party App muss gewisse fachliche Datenfelder in der CSV-Datei befüllen können, damit die Schnittstelle auch einen Mehrwert gegenüber der herkömmlichen Verbuchung z.B. via digitalem Beleg bietet und kein Nacherfassungsaufwand pro Datensatz anfällt. Falls eines der Datenfelder aus den angeforderten Basisdaten nicht in der 3rd-Party App des Herstellers abgebildet werden kann, so ist dies innerhalb der E-Mail mit den Musterdateien zu begründen. Weiterhin ist darzulegen, nach welcher Logik die 3rd-Party App die CSV-Dateien bildet. Gerade im Bereich der Bewegungsdaten sind die Dateien bspw. nach Monat und Geschäftsvorfalls-Art zu trennen. Eine Einzelübermittlung von Datensätzen ist aber ebenfalls nicht sinnvoll, da dies in der DATEV App auch immer einen einzelnen Verarbeitungsprozess nach sich zieht und somit zu hohem Aufwand beim Import der Daten führt. Je nach Anwendungsfall werden hier Musterdaten vorgegeben und auf Basis dieser Daten sind ein oder mehrere CSV-Dateien zu erzeugen. Musterdateien sind nur für die Anwendungsfälle zu erzeugen, die auch in der 3rd-Party App vorhanden sind.
Mit unsere DATEV Format Schnittstelle lassen sich hauptsächlich folgende Anwendungsfälle abbilden:
- Übermittlung von Bewegungsdaten
- Übermittlung von Ausgangsrechnungen/Eingangsrechnungen
- Übermittlung von Gutschriften, Rechnungskorrekturen, Generalumkehr
- Übermittlung von Kassendaten
- Übermittlung von Zahlungsbuchungen
- Übermittlung von Sachverhalten die erweiterten Datenumfang benötigen: Rechnungen mit ePayment, Buchung nach Leistungsdatum, Fremdwährungen, Anzahlungs-& Schlussrechnungen, Sachverhalte gem. One-Stop-Shop
- Übermittlung von Stammdaten
- Übermittlung von Debitoren und/oder Kreditoren
- Übermittlung von Sachkonten
Bewegungsdaten
Für die zu prüfendenden Musterdateien stellen wir hier mehrere Eingangsrechnungen & Ausgangsrechnungen als PDF bereit und auf Basis dieser Belege sind passende CSV-Dateien für die Formatkategorie "Buchungsstapel" zu erzeugen. Innerhalb der CSV-Dateien müssen mindestens folgende Basisdaten geliefert werden können:
- Umsatz [Feld 001]
- Soll-/Haben-Kennzeichen [Feld 002]
- WKZ Umsatz [Feld 003] - nur bei Fremdwährung
- Kurs [Feld 004] - nur bei Fremdwährung
- Basisumsatz [Feld 005] - nur bei Fremdwährung
- WKZ Basisumsatz [Feld 006] - nur bei Fremdwährung
- Konto [Feld 007]
- Gegenkonto [Feld 008]
- Belegdatum [Feld 010]
- Belegfeld 1 [Feld 011]
- Belegfeld 2 [Feld 012]
- Skonto [Feld 013] - nur für Zahlungsbuchungen
- Buchungstext [Feld 014]
- Beleglink [Feld 020]
- EU-Mitgliedstaat u. UStID (Bestimmung) [Feld 040] - nur für OSS
- EU-Steuersatz (Bestimmung) [Feld 041] - nur für OSS
- Auftragsnummer [Feld 095] - für Anzahlungs- & Schlussrechnungen und ePayment
- Buchungstyp [Feld 096] - nur für Anzahlungs- & Schlussrechnungen
- Leistungsdatum [Feld 115] - nur für Buchung nach Leistungsdatum
- Datum Zuord. Steuerperiode [Feld 116] - nur für Buchung nach Leistungsdatum
- Generalumkehr [Feld 118] - nur für Generalumkehr
- EU-Mitgliedstaat u. UStID (Ursprung) [Feld 122] - nur für OSS
- EU-Steuersatz (Ursprung) [Feld 123] - nur für OSS
Ausgangsrechnungen/Eingangsrechnungen/Gutschrift/Rechnungskorrektur/Generalumkehr
MUST: Erstellen sie pro zutreffenden Anwendungsfall eine Musterdatei auf Basis der bereitgestellten Musterbelege und geben sie mindestens die Basisdaten an. Weitere Datenfelder wie z.B. KOST oder Zusatzinformationen können optional angegeben werden. Die Spezialfälle Gutschrift/Rechnungskorrektur/Generalumkehr sollten sich ebenfalls an den Musterdaten aus den Musterbelege orientieren. Sollten für die Spezialfälle nicht alle nötigen Musterdaten im Musterbeleg zu finden sein, so sind eigene Musterdaten fachlich & technisch korrekt für den Datensatz zu erzeugen. Geben Sie im Feld "Bezeichnung" (017) des Headers den jeweililgen Anwendungsfall an. Kassendaten/Zahlungsbuchungen
MUST: Erstellen sie pro zutreffenden Anwendungsfall eine Musterdatei mit mindestens 3 Datensätzen und befüllen diese mit eigenen Musterdaten. Geben Sie im Feld "Bezeichnung" (017) des Headers den jeweililgen Spezialfall an.Spezialfälle: ePayment, Leistungsdatum, Fremdwährungen, Anzahlungs-& Schlussrechnungen, OOS-Sachverhalte
MUST: Erstellen sie pro zutreffenden Spezialfall eine Musterdatei mit mindestens 3 Datensätzen und befüllen diese mit eigenen Musterdaten. Geben Sie im Feld "Bezeichnung" (017) des Headers den jeweililgen Spezialfall an.Stammdaten
Im Bereich Stammdaten lassen sich die Geschäftspartner (Debitoren/Kreditoren) mit ihrer Firmierung, Adresse, Bankverbindung uvm. übermitteln sowie individuelle Sachkontenbeschriftungen. Letzteres ist für den Fall, dass in der 3rd-Party App über den Standardkontenrahmen hinaus individuelle Buchhaltungskonten angelegt und frei bezeichnet werden können.
Debitoren/Kreditoren
Für die zu prüfendenden Musterdateien stellen wir hier mehrere Eingangsrechnungen & Ausgangsrechnungen als PDF bereit und auf Basis dieser Belege sind die Musterdaten für die Formatkategorie "Debitoren/Kreditoren" zu erzeugen. Innerhalb der CSV-Dateien müssen mindestens folgende Basisdaten geliefert werden können:
- Konto [Feld 001]
- Name Unternehmen [Feld 002]- bei Unternehmen
- Name natürlichen Personen [Feld 004]- bei natürlichen Personen
- Vorname natürlichen Personen [Feld 005]- bei natürlichen Personen
- Adressatentyp [Feld 007]
- Kurzbezeichnung [Feld 008]
- EU-Land [Feld 009] - bei Unternehmen
- EU-UStID [Feld 010] - bei Unternehmen
- Anrede [Feld 011]
- Adressart [Feld 015]
- Straße [Feld 016]
- Postfach [Feld 017]
- Postleitzahl [Feld 018]
- Ort [Feld 019]
- Land [Feld 020]
- Kennz. Korrespondenzadresse [Feld 026] = 1
MUST: Erstellen sie anhand der bereitgestellten Musterrechnungen eine Musterdatei für die beteligten Geschäftspartner. Geben Sie im Feld "Bezeichnung" (017) des Headers den Anwendungsfall an.
Sachkontenbeschriftungen
Innerhalb der CSV-Dateien müssen mindestens folgende Basisdaten geliefert werden können:
- Konto [Feld 001]
- Kontobeschriftung [Feld 002]
- SprachId [Feld 003]
MUST: Erstellen sie eine Musterdatei für diesen Anwendungsfall und verwenden eigene Musterdaten. Geben Sie im Feld "Bezeichnung" (017) des Headers den Anwendungsfall an.